Verwalten, erstellen, bearbeiten und löschen

In diesem Artikel erfährst du, wie du Qualifikationen effizient verwalten, erstellen, bearbeiten und löschen kannst – sowohl für einzelne als auch für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig.

Inhalt

Qualifikationsübersicht
Qualifikationen erstellen
Qualifikationen bearbeiten und aktualisieren
Historie
Qualifikationen löschen

Qualifikationsübersicht

Die Qualifikationsübersicht ist für berechtigte Nutzer über “Qualifikationen” > “Qualifikationsübersicht” erreichbar. Mithilfe der Suchfunktion und Filteroptionen kannst du die Ansicht individuell anpassen.

In der Übersicht findest du folgende Informationen:

Erworben am - Ersterwerb der Qualifikation
Gültig ab - wann wurde die Qualifikation zuletzt aktualisiert
Gültig bis - wann läuft die Gültigkeit aus
Status:
- 🟢 - länger als 90 Tage gültig
- 🟡 - läuft innerhalb der nächsten 90 Tage ab
- 🔴 - abgelaufen
Bestätigt: Mitarbeitender muss Qualifikation bestätigen (Vier-Augen-Prinzip)

📌 Tipp: Nutze die Filteroptionen, um gezielt nach Qualifikationen zu suchen, die bald ablaufen oder bestätigt werden müssen.

Qualifikationen erstellen

Um eine oder mehrere Qualifikationen für einen oder mehrere Mitarbeiter zu erstellen, klicke auf “Hinzufügen” in der rechten oberen Ecke der Qualifikationsübersicht.

Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kannst du die Qualifikation speichern.

Pflichtfelder:

Mitarbeiter - Wähle die betreffenden Mitarbeiter aus und klicke auf "Hinzufügen"
Qualifikationskategorie - Beeinflusst die Auswahl der Qualifikation im nächsten Schritt
Qualifikation - wähle eine Qualifikation aus und klicke auf "Hinzufügen"
Erworben am - Datum des Ersterwerbs
Gültig ab - Erster Gültigkeitstag
Gültig bis - Ablaufdatum

Optionale Felder:

Unendlich - Falls die Qualifikation zeitlich unbegrenzt gültig ist
Bestätigung durch Mitarbeiter - Falls das Vier-Augen-Prinzip nicht notwendig ist, kann die Qualifikation direkt als gültig markiert werden
Anhänge - Lade JPG- oder PDF-Dateien als Nachweise hoch (Anhänge werden allen gewählten Qualifikationen zugeordnet)
Notiz - Speichere ergänzende Informationen zur Qualifikation, um Änderungen besser nachvollziehen zu können

📌 Tipp: Falls du mehrere Qualifikationen gleichzeitig erstellst, gelten Anhänge und Notizen für alle ausgewählten Qualifikationen.

Qualifikationen bearbeiten und verlängern

Du kannst eine oder mehrere Qualifikationen gleichzeitig bearbeiten oder verlängern.

So bearbeitest oder verlängerst du eine Qualifikation:

Markiere die gewünschte(n) Qualifikation(en) über die Auswahlbox links neben dem Namen.
Klicke auf “Bearbeiten” in der rechten oberen Ecke.
Passe die erforderlichen Werte an:
- Gültig ab – Datum der letzten Erneuerung
- Gültig bis – Neues Ablaufdatum
- Anhänge – Falls erforderlich, lade zusätzliche Dokumente hoch
- Notiz – Ergänze eine Erklärung zur Änderung

📌 Beispiel: Bei regelmäßigen Fortbildungsunterrichten (RFU) kannst du hier das neue Ablaufdatum der Qualifikation eintragen.

Historie

Wir speichern die Information in der Historie der Qualifikation sodass Veränderungen nachvollziehbar bleiben. Dies ist z.B. hilfreich um zu Dokumentieren ob die Qualifikation aufgrund einer RFU oder einer Überwachung verlängert wurde. Wenn es verschiedene Versionen einer Qualifikation gibt, dann findest du Details immer im Bereich "Historie".

📌 Beispiel: Du kannst jederzeit nachvollziehen, ob und wann eine Qualifikation durch eine RFU oder eine Überwachung verlängert wurde.

Löschen

Falls eine Qualifikation nicht mehr benötigt wird, kannst du sie löschen.

So löschst du eine Qualifikation:

Markiere die gewünschte(n) Qualifikation(en) über die Auswahlbox links neben dem Namen.
Klicke auf “Löschen” in der rechten oberen Ecke.
Bestätige die Löschung im Sicherheitsdialog.

⚠️ Achtung: Nach der Bestätigung ist die Qualifikation unwiderruflich gelöscht. Stelle sicher, dass du die richtige Auswahl getroffen hast!