Übernachtungsmanagement
WILSON bietet eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Hotelübernachtungen für deine Mitarbeiter. Die Anwendung vereinfacht nicht nur die Planung und Buchung, sondern hilft dir auch, Kosten durch rechtzeitige Umbuchungen und Stornierungen zu minimieren.
Aktivierung der Übernachtungsfunktion
Um die Übernachtungsverwaltung zu nutzen, aktiviere zunächst die Funktion „Übernachtungen“ in der Zeitleiste. Diese Funktion integriert sich nahtlos in deine bestehende Zeitleiste und ermöglicht dir eine sofortige Übersicht über alle anstehenden Hotelübernachtungen deiner Mitarbeiter.
Übernachtungen und Umbuchungen anzeigen
Nachdem du die Funktion aktiviert hast, zeigt dir die Zeitleiste im Bereich der Kennzahlen an, wie viele Hotelübernachtungen notwendig sind.
Durch einen Klick auf die entsprechende Kennzahl erhältst du detaillierte Informationen zu den erforderlichen Übernachtungen und eventuellen Umbuchungen. Diese Übersicht hilft dir, frühzeitig zu planen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Hinterlegen von Hotelbuchungen
Um ein Hotel für eine offene Übernachtung zu hinterlegen, wähle die entsprechende Übernachtung in der Liste aus. Ein Dialogfenster ermöglicht es dir, die Hotelinformationen wie Name, Adresse und Buchungsnummer einzugeben. Sobald du ein Hotel hinterlegt hast, reduziert sich die Kennzahl entsprechend, und die Zeitleiste wird aktualisiert, um das gebuchte Hotel anzuzeigen.
Sollte für eine Übernachtung kein Hotel erforderlich sein, kannst du dies einfach durch Aktivieren der Checkbox „Kein Hotel notwendig“ festlegen. Auch Privatübernachtungen können problemlos hinterlegt werden.
Mobiler Zugriff für operative Mitarbeiter
Deine operativen Mitarbeiter haben über die mobile App direkten Zugriff auf ihre Übernachtungsinformationen. In der App werden die hinterlegten Hotels samt Adresse angezeigt, was ihnen die Navigation zum Hotelstandort erleichtert. Falls ein Mitarbeiter vor Ort eine Rechnung erhält, kann er diese direkt über die App digital anhängen und später im System weiterverarbeiten.
Umbuchungen und Stornierungen verwalten
Sollte sich der Schichtplan ändern, informiert dich WILSON über notwendige Umbuchungen oder Stornierungen. Diese Hinweise werden sowohl über eine angepasste Kennzahl im oberen Bereich der Zeitleiste als auch direkt in den betroffenen Buchungen angezeigt. So kannst du rechtzeitig auf Änderungen reagieren und Stornierungen vornehmen, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Buchungen verwalten und auswerten
Am Ende des Monats bietet dir WILSON eine umfassende, filterbare Liste aller getätigten Hotelbuchungen. Mit dieser Liste kannst du schnell fehlende Rechnungen identifizieren und einen Überblick über alle Stornierungen erhalten. Die Filteroptionen ermöglichen es dir, Buchungen nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, z. B. nach Mitarbeiter, Datum oder Buchungsstatus.
