Konfiguration von Rechnungsinformationen und -vorlagen

In diesem Artikel wird beschrieben, wie alle notwendigen Informationen für die Erstellung einer rechtssicheren Ausgangsrechnung in WILSON konfiguriert werden können.

Unternehmensdaten verwalten

Im Bereich Einstellungen > Unternehmenseinstellungen > Allgemein können die grundlegenden Firmendaten wie Name, Adresse und sonstige Kontaktinformationen verwaltet werden. Es kann auch ein Logo hochgeladen werden, welches standardmäßig auf Rechnungen genutzt werden soll.

Es ist auch möglich, steuerliche und rechtliche Informationen wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Id zu hinterlegen.

Auf der Seite können ebenfalls mit Klick "Weiteres Konto hinzufügen" mehrere Bankkonten angelegt werden. Sollten mehrere Bankkonten angelegt werden muss immer ein Bankkonto als Standard markiert sein. Dieses wird dann auf der Rechnung verwendet, wenn nicht für den jeweiligen Kunden ein individuelles Konto gewählt wurde.

Die in den allgemeinen Unternehmensdaten hinterlegten Informationen werden als Standardwerte bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen genutzt, z.B. in der Fußnote der Rechnung. 

Kundeninformationen verwalten

Im Bereich Einstellungen > Geschäftsbeziehungen können Kunden und Geschäftspartner angelegt werden. Die im jeweiligen Kundenprofil hinterlegten Informationen werden bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen als Standardwerte vorausgefüllt. Nutzer können diese Werte für jede einzelne Rechnung weiterhin überschreiben.

Für den jeweiligen Kunden kann auch ein individuelles Logo hochgeladen, welches abweichend zum Logo, dass in den allgemeinen Unternehmenseinstellungen hinterlegt wurde, bei der Rechnungserstellung genutzt werden.

Es kann ebenfalls aus der Liste, der in den allgemeinen Unternehmenseinstellungen hinterlegten Bankkonten, ein für den Kunden individuell geltendes Bankkonto hinterlegt werden.

Zusätzlich kann für jeden Kunden eine individuelle Einstellung zum Rechnungsanhang hinterlegt werden – also ob PDF-Export und Art des Rechnungsanhangs abweichend von der Standardeinstellung deiner Unternehmenseinheit gelten sollen. Hat ein Kunde keine eigene Einstellung hinterlegt, verwendet WILSON automatisch die Einstellung aus Einstellungen → Unternehmenseinstellungen → Rechnung.

💡 Hinweis: Bereits erstellte Rechnungen sind von dieser Einstellung nicht betroffen. Eine Änderung wirkt sich nur auf Rechnungen aus, die danach erstellt werden.

Rechnungsinformationen

Im Bereich Einstellungen > Unternehmenseinstellungen > Rechnung werden die unternehmensweiten Standardeinstellungen für die Erstellung von Ausgangsrechnungen konfiguriert. Diese gelten für alle Kunden, für die im jeweiligen Kundenprofil (Einstellungen > Geschäftsbeziehungen) keine individuelle Einstellung hinterlegt wurde.

Einerseits ist es möglich, den Nummernkreis und Aufbau der automatisch fortschreibenden Rechnungsnummer zu verwalten. 

• Prefix: Wert, welcher der fortlaufenden Rechnungsnummer vorangestellt wird.
• Nächster Wert: Hier kann die nächste Nummer, die das System wählen soll eingestellt werden. Dies ist hilfreich wenn die Nutzung von WILSON unterjährig gestartet wird.
• Länge: Anzahl der stellen die die Rechnungsnummern einnehmen können. Wenn der nächste Wert geringer ist, werden die freien Stellen mit Nullen ausgefüllt.

Weiterhin kann der Nutzer die Inhalte der Ausgangsrechnung konfigurieren. 

• PDF-Export: Es kann eingestellt werden ob die Rechnung und/oder die rechnungsbegründende Unterlage im PDF bei der Erstellung der Ausgangsrechnung enthalten sein soll. Diese Einstellung kann pro Kunde im jeweiligen Kundenprofil überschrieben werden.
• Art des Rechnungsanhangs: Hier kann definiert werden, wie die Rechnungspositionen in der rechnungsbegründenden Unterlage aufgebaut sind. Diese Einstellung kann pro Kunde im jeweiligen Kundenprofil überschrieben werden. Der Nutzer kann folgende Layouts durch Kombination der beiden Dropdowns realisieren:
  • Mitarbeiterbasiert und vollständige Schichtinformationen: Die Rechnungspositionen sind gruppiert nach Mitarbeitern und sortiert nach dem jeweiligen Schichtdatum. Es werden alle Schichtinformationen wie Name, Datum, Zeiten und Orte angezeigt.
  • Mitarbeiterbasiert und minimale Schichtinformationen: Die Rechnungspositionen sind gruppiert nach Mitarbeitern und sortiert nach dem jeweiligen Schichtdatum. Es werden nur der Namen und das Datum der Schicht einbezogen.
  • Zeitbasiert und vollständige Schichtinformationen: Die Rechnungspositionen sind sortiert nach dem jeweiligen Schichtdatum. Es werden alle Schichtinformationen wie Name, Datum, Zeiten und Orte angezeigt.
  • Zeitbasiert und minimale Schichtinformationen: Die Rechnungspositionen sind sortiert nach dem jeweiligen Schichtdatum. Es werden nur der Namen und das Datum der Schicht einbezogen.
  • Aktivitätsbasiert: Anstatt der Rechnungspositionen werden die in der Rechnungserstellung ausgewählten Aktivitäten aufgelistet sortiert nach Startdatum und -zeit.

Beispiel für die Konfiguration des Rechnungsanhangs:

Die folgenden Aktivitäten einer Schicht sollen abgerechnet werden. Es existiert ein Vertrag, welcher die Aktivitätskategorien Zugfahrt und Pause unterschiedlich behandelt.

Ergebnis Rechnungsbegründende Unterlage Mitarbeiterbasiert und vollständige Schichtinformationen.

Ergebnis Rechnungsbegründende Unterlage Zeitbasiert und vollständige Schichtinformationen.

Ergebnis Rechnungsbegründende Unterlage Mitarbeiterbasiert und minimale Schichtinformationen.

Ergebnis rechnungsbegründende Unterlage Zeitbasiert und minimale Schichtinformationen.

Ergebnis rechnungsbegründende Unterlage Aktivitätsbasiert.

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