WILSON Handbuch

Erste Schritte mit WILSON Systemeinstellungen für die optimale Nutzungserfahrung in WILSON Liste aller WILSON-Funktionen Dein WILSON Prozess (für Eisenbahnverkehrsunternehmen)Dein WILSON Prozess (für Personaldienstleister)Dein WILSON Prozess (für den Bahnbau)Dein WILSON Prozess (für Arbeitnehmerüberlasser)

Administration und Konfiguration

Unternehmenseinheiten Accountverwaltung Rollen und Berechtigungen Rollen und Berechtigungen Matrix Projekte Kunden und Verträge anlegen Welche Aktivitätskategorien gelten in WILSON als Pause?

Unternehmenseinstellungen

Allgemein Mobile App Aktivitätskategorien Orte Fahrzeuge Präferenzen Labels Meldungen Rechnungen Algorithmus

Qualifikationsmanagement

Übersicht Qualifikationsmanagement Verwalten, erstellen, bearbeiten und löschen Verwaltung von Qualifikationen in der mobilen App Qualifikationen für von Partnern geteilte Mitarbeiter einsehen Automatische Benachrichtigungen zu ablaufenden Qualifikationen Schichtvalidierung mit dem Qualifikationsmanagement Qualifikationshierarchien Qualifikationen Importieren Qualifikationen Exportieren Zusatzbescheinigung gemäß TfV erstellen

Streckenkunde

Schulungen & digitale Trainings

Schulungsplanung in WILSON Schulungsübersicht im WILSON-Portal Neue Schulung erstellen Schulung finalisieren und Qualifikation erstellen Schulungsdaten in der mobilen WILSON App Marktplatz Schulungsanbieter Schulungsanbieter MEV (Trainscape) Schulungsanbieter innoflex

Projektplanung

Mobile Projektansicht Projekte: Übersicht über Bestellungen und erfasste Stunden Bedarfsplanung und -anpassung aus deinem Projekt

Personaleinsatzplanung und -disposition

Schichtzeitleiste Rentabilitätsscore Entwurfsmodus auf der Schichtzeitleiste Überwachung von Dienstantrittsmeldungen Übernachtungsmanagement Schichtvalidierung für besetzte Schichten Schichtvalidierung für unbesetzte Schichten Prüfung von Zugriffsrechten bei der Personalzuweisung

Abwesenheitsmanagement

Erstellen und Bearbeiten von Abwesenheiten Verwalten von Urlaubskontingent Mehrstufiger Genehmigungsprozess für Abwesenheitsanfragen Automatischer Übertrag von Resturlaub ins Folgejahr

Schichten

Schichten anlegen Schichtvorlagen Schichtpläne erstellen Schichtpläne bearbeiten Lesestatus für Schichten Teilweise Bearbeitung von Schichtserien Schichtberichte (Leistungsnachweise)Schichten als PDF exportieren

Schichtserien

Einführung in Schichtserien Schichtserie erstellen Flexibler Planungsmodus

Aktivitäten

Aktivitäten im Portal bearbeiten Aktivitäten in der mobilen App bearbeiten Was sind Aktivitäten?

Leistungsmanagement

Das Zusammenspiel von Leistungen und Schichten Leistungen und Leistungsserien anlegen Leistungsvorlagen Teilweise Bearbeitung von Leistungsserien

Mobile App

Willkommen in WILSON Erste Schritte in der WILSON Mobile App Account aktivieren und initiales Passwort festlegen Welcome Tour starten und durchführen Wechsel zwischen Dark- und Light-Mode Kalender Schicht starten Zeiterfassung Selbstdisposition: Eigenständige Planung und Erfassung von Schichten Auswahl von Favoriten für Orte und Aktivitätskategorien Aktivitäten in Schichten ändern Erfasste Arbeitszeiten prüfen und absenden Schichten duplizieren Leistungsdetails für mobile App-Nutzer Offline-Funktionen Präferenzen verwalten Feedback und Hilfe Ansprechpartner Überarbeitete Schichtseite und Zeiterfassung in der WILSON App Konfliktlösungen bei der Schichtplanung und Zeiterfassung Einsicht in die Dienste der Kollegen Verträge und Kostenstellen in der mobilen App auswählen Selbstdisposition: Vereinfachte Erstellung von Schichten Monatsübersicht zu Arbeitszeiten, Zuschlägen und Konten Offline Funktion und Schichtdaten synchronisieren — Was ihr wissen müsst

Abrechnungsvorbereitung

Prüfen und Akzeptieren von Schichten

Lohnabrechnung (Payroll)

WILSON Payroll Lohndaten übergeben und exportieren Stundenzettel prüfen und versenden Checkliste Lohnabrechnung Lohnregeln selbst erstellen (Custom Payroll Rules)Lohnregeln selbst erstellen (Beispiel Aktivität Gastfahrt)Aktivitäten konfigurieren Lohnzuschläge manuell buchen (pro Schicht und Nutzer)Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) in WILSON — Funktionsbeschreibung Verpflegungsmehraufwendungen erfassen Jahresarbeitszeitkonten übertragen

Leistungsabrechnung (Billing)

Leistungsabrechnung - Erste Schritte Konfiguration von Abrechnungsregeln Konfiguration von Rechnungsinformationen und -vorlagen eRechnungen Ausgangsrechnungen im DATEV XML-Format exportieren Lexware Office Integration Überarbeitetes Formular zur Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen Abrechnungsregeln: Konfigurationshilfen und Vorlagen Abrechnungsregeln und Produkte Rechnungsnotiz - Zusätzliche Informationen hinterlegen Rechnungsnummern

Sharing

Hinterlegen und Verwalten von Sharing-Partnern Auftraggeber: Funktionen im Überblick Auftragnehmer: Funktionen im Überblick Auftraggeber: Leistungen teilen Auftraggeber: Zusatzbescheinigung ausstellen Auftragnehmer: Geteilte Leistungen annehmen oder ablehnen Auftraggeber: Sharing-Anfragen verwalten und freigeben Arbeitgeber: Notifications im Sharing-Prozess Auftragnehmer: Notifications im Sharing Prozess Auftraggeber: Leistung geteilt – Was jetzt?Auftragnehmer: Leistung angenommen – Was jetzt?Auftraggeber: Nachträglich geteilte Leistungen bearbeiten Auftragnehmer: Geteilte Leistungen nachträglich bearbeiten

Intelligence & AI

Intelligente Personalsuche für Schichten Intelligente Personalsuche für Leistungen Schichten mit KI erstellen Best Practices für Eingaben bei der KI-gestützten Schichterstellung WILSON Schichtoptimierer

Integrationen

Einfach bestehende Tools und Apps integrieren

API

Authentifizierung Webhooks Use Case: Leistungen in WILSON anlegen und synchronisieren

Automatisierung

Automatisierung mit WILSON Webhooks und Make

Lohnabrechnung (Payroll)

DATEV LODAS DATEV Lohn und Gehalt eGECKO Sage SAP HR Lexware Varial ADDISON

GPS-S

DiLoc|Sync

CURLIE

Integration von digitalen Schulungsanbietern auf WILSON

Was gibt es Neues?

WILSON Release Notes - R26.6 WILSON Release Notes - R26.5 WILSON Release Notes - R26.4 WILSON Release Notes - R26.3 WILSON Release Notes - R26.2 WILSON Release Notes - R26.1 WILSON Release Notes - R25.16

Releases 2025

WILSON Release Notes - R25.15 WILSON Release Notes - R25.14 WILSON Release Notes - R25.13 WILSON Release Notes - R25.12 WILSON Release Notes - R25.11 WILSON Release Notes - R25.10 WILSON Release Notes - R25.9 WILSON Release Notes - R25.8 WILSON Release Notes - R25.7 WILSON Release Notes - R25.6 WILSON Release Notes - R25.5 WILSON Release Notes - R25.4 WILSON Release Notes - R25.3 WILSON Release Notes - R25.2 WILSON Release Notes - R25.1

Releases 2024

WILSON Release Notes - R24.19 WILSON Release Notes - R24.18 WILSON Release Notes - R24.17 WILSON Release Notes - R24.16 WILSON Release Notes - R24.15 WILSON Release Notes - R24.14 WILSON Release Notes - R24.13 WILSON Release Notes - R24.12 WILSON Release Notes - R24.11 WILSON Release Notes - R24.10 WILSON Release Notes - R24.9 WILSON Release Notes - R24.8 WILSON Release Notes - R24.7 WILSON - Release Notes R24.6 WILSON - Release Notes R24.5 WILSON - Release Notes R24.4 WILSON - Release Notes R24.3 WILSON - Release Notes R24.2 WILSON - Release Notes R24.1

Releases 2023

WILSON. Portal - Release R23.35 WILSON. Portal - Release R23.34 WILSON. Portal - Release R23.33 WILSON. Portal - Release R23.32 WILSON. Portal - Release R23.31 WILSON. Portal - Release R23.30 WILSON. Portal - Release R23.29 WILSON. Portal - Release R23.28 WILSON. Portal - Release R23.27 WILSON. Portal - Release R23.26 WILSON. Portal - Release R23.25 WILSON. Portal - Release R23.24 WILSON. Portal - Release R23.23 WILSON. Portal - Release R23.22 WILSON. Portal - Release R23.21 WILSON. Portal - Release R23.20 WILSON. Portal - Release R23.19

Releases 2022

WILSON. Portal - Release R22.18 WILSON. Portal - Release R22.17 WILSON. Portal - Release R22.16 WILSON. Portal - Release R22.15 WILSON. Portal - Release R22.14 WILSON. Portal - Release R22.13 WILSON. Portal - Release R22.12

Wilson App Release

WILSON. App - Release 1.98.2 WILSON. App - Release 1.92.0 WILSON. App - Release 1.89.1 WILSON. App - Release 1.86.0

Webinare

#15 Praxis-Webinar: WILSON x Förde Rail. Automatisierung von Planung, Hotelmanagement und Abrechnung - 19.05.2026 #14 Praxis-Webinar: WILSON x LTE Germany. Digitale Personalprozesse im Praxiseinsatz - 19.03.2026 #13 WILSON Feature Spotlight - Optimierung Mobile App, RAILIZER-Anbindung und WhatsApp - 24.02.2026 #12 WILSON Praxis-Webinar für Bahnbauüberwacher und Bahnbausicherer - Von der Schichtplanung bis zur Abrechnung - 18.11.2025 #11 WILSON Feature Spotlight - Im Fokus: Schichtserien, Schichtanhänge, Kommentare zu Abwesenheiten, Schichtbericht, Verträge & Kostenstellen - 28.10.2025 #10 WILSON Feature Spotlight - Im Fokus: Bedarfs- und Schichtplanung, Lohnabrechnungsregel, Schichtoptimierung - 09.09.2025 #9 WILSON Tech-Check: Übersichtliche Abrechnungsvorbereitung in WILSON - 22.08.2025 #8 WILSON Praxis-Webinar - Kämpfst Du noch mit Excel oder planst Du bereits mit KI? Neue KI-Funktionen in WILSON - 28.05.2025 #7 WILSON Praxis-Webinar - So optimiert die MEV: Qualifikationen verwalten & Überblick behalten - 08.04.2025 #6 WILSON Praxis-Webinar - Bahnbauüberwachung: Digitale Einsatzplanung bei BPB Koblenz - 10.03.2025 #5 WILSON Webinar - Hotelmanagement mit WILSON und Trainbutlers - 06.12.2024 #4 WILSON Feature Spotlight - Verlinkungen, Leistungsverschiebungen & neue Funktionen: Die neuesten WILSON-Updates - 15.11.2024 #3 WILSON Feature Spotlight - Neue Features im Fokus: Hotelmanagement, Schichtdateien & Workflow-Optimierungen - 30.10.2024 #2 WILSON Feature Spotlight - Rentabilitäts-Score, Lesestatus & Multi-Select im Juli - 05.07.2024 #1 WILSON Feature Spotlight - Neue Funktionen und Optimierungen im Fokus - 26.04.2024

Beiträge

Die Vorteile der Schichtzeitleiste gegenüber der Schichtdisposition Die neue Schichtliste: Moderner, übersichtlicher und schneller - mit allen bisher bekannten Funktionen Anzeigeproblem beim Erstellen von Schichten aus der mobile App Verbesserte Live-Zeiterfassung in der WILSON App Probleme beim Einreichen von Schichten Update zu Problemen in der Mobile App (Stand 03/2026)

Häufige Fragen (FAQ)

Passwort zurücksetzen Wie können Qualifikationsanforderungen in bestehenden Schichtplänen ergänzt werden?Wie starte ich einen neuen Chat?

Rollen und Berechtigungen Matrix

⬛ (Dunkelgrau Hintergrund): Vollzugriff
⬜ (Hellgrau Hintergrund): Eingeschränkter Zugriff

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