Aktivitätskategorien

Im Tab Aktivitätskategorien legst du fest, welche der von WILSON vorgegebenen Kategorien (z. B. Bereitschaft, Gastfahrt, Zugfahrt, Pause) deine Mitarbeitenden bei Aktivitäten überhaupt auswählen können.

Wo findest du die Einstellung?

Du findest Aktivitätskategorien im Portal unter Einstellungen → Unternehmenseinstellungen. Der Tab ist für alle sichtbar, die Zugriff auf die Firmeneinstellungen haben – zum Ändern brauchst du Administrator-Rechte.

Was du einstellst

Anders als der Name vermuten lässt, legst du hier keine eigenen Kategorien an – du kannst weder neue Kategorien erstellen noch bestehende umbenennen, farblich kennzeichnen, sortieren oder löschen. WILSON bringt einen festen, unternehmensübergreifenden Katalog von rund 95 Aktivitätskategorien mit (z. B. Bereitschaft, Gastfahrt, Zugfahrt, Busfahrt, Pause, Pause (unbezahlt), Pause (teilbezahlt), Dienstzeitunterbrechung u. v. m.). In diesem Tab wählst du per Mehrfachauswahl aus, welche dieser Kategorien für dein Unternehmen aktiv/sichtbar sind – mehr nicht.

• Die Liste ist alphabetisch nach der deutschen Bezeichnung sortiert – es gibt keine eigene, speicherbare Reihenfolge.
• Aktivierst du eine Kategorie, taucht sie unternehmensweit in allen Kategorie-Auswahlfeldern auf – im Portal und in der WILSON Mobile App.
• Deaktivierst du eine Kategorie, verschwindet sie aus allen diesen Auswahlfeldern, unternehmensweit.
• Ausnahme: Aktivitäten, die dein Unternehmen über Wilson Share von einem Partnerunternehmen erhalten hat, sind von nachträglichen Änderungen hier nicht betroffen.

Wo aktivierte Kategorien überall verwendet werden

• Portal: Aktivitäts- und Schichtformulare, Tabellen-Editoren in Schichtserien, Leistungen und Leistungsserien.
• WILSON Mobile App: Kategorie-Auswahl beim Anlegen/Bearbeiten von Aktivitäten, inklusive „Zuletzt verwendet"-Erinnerung und persönlicher Favoriten pro Mitarbeitendem.

Keine eigene Markierung für „zählt als Pause"

Es gibt kein eigenes Schalterfeld wie „zählt als Pause" an einer Kategorie. Stattdessen ist das Verhalten fest an bestimmte, technische Kategorienamen gekoppelt: Pause, Pause (unbezahlt), Pause (teilbezahlt), Dienstzeitunterbrechung sowie Tätigkeitsunterbrechung. Die automatische Pausenerkennung in der Mobile App prüft intern genau diese Namen.

Praktische Konsequenz: Deaktivierst du eine dieser Pausen-Kategorien, kann das automatische Pausen-Verhalten in der App beeinträchtigt werden. Es gibt dafür keine Warnung im Portal.

Achtung: Auswirkungen auf die Lohnabrechnung (Payroll)

Das Aktivieren einer Kategorie hier sagt nichts darüber aus, ob Zeit in dieser Kategorie als bezahlte Arbeitszeit in die Lohnabrechnung einfließt. Das wird komplett getrennt, in den Payroll-Einstellungen (nicht Teil dieses Tabs), pro Kategorie festgelegt: wie viel Prozent der Zeit als bezahlte bzw. zuschlagsrelevante Arbeitszeit gilt, und welcher Lohnart (Code für DATEV & Co.) sie zugeordnet ist.

Das eigentliche Risiko: WILSON führt intern zwei komplett getrennte Vorstellungen davon, was „bezahlte Arbeitszeit" ist – eine einfache, die nur für die im Portal angezeigte Stundenzahl verwendet wird, und eine zweite, die tatsächlich in den Lohnexport einfließt. Diese beiden werden nirgends gegeneinander geprüft:

• Eine Schicht kann im Portal „8 Stunden gearbeitet" anzeigen, während der Lohnexport für dieselbe Zeit 0 bezahlte Minuten berechnet – ohne Fehler oder Hinweis.
• Fehlt für eine Kategorie die Zeitanteils-Vorgabe in den Payroll-Einstellungen, kann die Zeit stillschweigend mit 0 bezahlten Minuten gewertet werden.

Achtung: Auswirkungen auf die Leistungsabrechnung (Billing)

Auch die Rechnungsstellung kennt Aktivitätskategorien – aber nur, wenn die Abrechnungsregel eines Kundenvertrags das vorsieht. Ein Teil der Abrechnungsregel-Typen prüft, ob die Kategorie einer Aktivität in einer für diesen Vertrag hinterlegten Liste erlaubter Kategorien steht; andere Regel-Typen (z. B. nach Tonnage, Distanz oder Pauschalpreis) beziehen sich gar nicht auf die Kategorie.

Das Risiko: Ist eine Kategorie in der Abrechnungsregel eines Vertrags nicht gelistet, werden Aktivitäten dieser Kategorie bei der Rechnungserstellung kommentarlos mit Menge 0 übersprungen. Für den Kunden bedeutet das: erbrachte Leistung wird nicht abgerechnet.

Konkrete Risikoszenarien im Überblick

Wo was konfiguriert wird

• Aktivitätskategorien (dieser Tab): nur, welche Kategorien überhaupt sichtbar/nutzbar sind.
• Payroll-Einstellungen (separater Bereich, i. d. R. Rolle Lohnabrechner): wie viel bezahlte/zuschlagsrelevante Zeit pro Kategorie zählt, und die Lohnart-Zuordnung.
• Abrechnungsregeln in Kundenverträgen (separater Bereich, i. d. R. Rolle Leistungsabrechner): welche Kategorien bei diesem Kunden abgerechnet werden.

Diese drei Stellen werden nicht automatisch synchronisiert.

Gut zu wissen & Grenzen

• Kein Erstellen/Umbenennen/Löschen: Der Kategorien-Katalog wird von WILSON gepflegt, nicht von Unternehmen selbst.
• Keine Farbcodierung, keine manuelle Sortierung.
• Keine Vollständigkeitsprüfung: WILSON warnt nirgends, wenn eine aktivierte Kategorie in den Payroll-Einstellungen oder einer Abrechnungsregel fehlt.
• Nicht verwechseln mit: „Aktivitätseigenschaften" (separater Tab, Vertrag/Kostenstelle) und den Algorithmus-Einstellungen („Nicht abrechenbare Aktivitäten", „Transfer Tätigkeiten") – beide unabhängig von diesem Tab.

Bei Fragen oder wenn du Unterstützung benötigst – insbesondere wenn Zahlen zwischen Portal, Lohnabrechnung und Rechnungen nicht zusammenpassen – steht dir unser Support-Team gerne zur Verfügung.