Offline Funktion und Schichtdaten synchronisieren — Was ihr wissen müsst

Das Wichtigste in einem Satz

Die WILSON-App funktioniert auch ohne Internetverbindung. Eure Änderungen werden gespeichert und automatisch übertragen, sobald ihr wieder online seid — nach klaren Regeln, die sicherstellen, dass keine Daten an den relevanten Stelle im Prozess verloren gehen.

Wie funktioniert das Offline-Prinzip?

Wenn ihr die App öffnet und eine Netzwerkverbindung habt, lädt WILSON eure Schichten vollständig auf euer Gerät — inklusive aller zugehörigen Informationen wie Aktivitäten, Orte, Vereinbarungen und Berichte. Diese Daten bleiben auf eurem Gerät gespeichert, auch wenn ihr offline geht.

Was ihr offline könnt:

• Schichten einsehen und euch vorbereiten
• Schichten bestätigen oder ablehnen
• Aktivitäten starten und abschließen
• Kommentare schreiben
• Schichten einreichen

Was eine Internetverbindung erfordert:

• Manuelle Aktualisierung per Schicht via Pull-to-Refresh
• Bestätigen oder Ablehnen der Schicht
• Schichtexport
• Anhängen von Dateien an Schichten
• Erstmaliges Laden von Schichten

Sobald ihr wieder online seid, synchronisiert die App eure lokalen Daten automatisch mit dem Server.

Für Mitarbeitende im Feld oder Außendienst

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich offline war?

Alle Aktionen, die ihr offline durchgeführt habt, werden beim nächsten Verbindungsaufbau automatisch an den Server übertragen. Das gilt genauso wie für Aktionen im Online-Betrieb — es macht keinen Unterschied, ob ihr um 14:00 Uhr online oder offline eingecheckt habt. Der Zeitstempel eurer tatsächlichen Aktion wird gespeichert.

Was passiert, wenn der Disponent während meiner Offline-Zeit etwas geändert hat?

Das hängt davon ab, in welchem Stadium sich eure Schicht befindet:

Ihr habt noch nicht mit der Arbeit begonnen:
Der Disponent kann Änderungen vornehmen — z. B. Aktivitäten hinzufügen oder entfernen, Zeiten anpassen. Diese Änderungen erscheinen auf eurem Gerät beim nächsten Sync. Neue Aktivitäten, die hinzugefügt wurden, sind für euch sichtbar und müssen bearbeitet werden.

Ihr habt bereits mit einer Aktivität begonnen:
Eure erfassten Daten (Check-ins, Check-outs, Zeitstempel) sind geschützt und können nicht überschrieben werden. Der Disponent kann weiterhin neue Aktivitäten zu eurer Schicht hinzufügen — er kann jedoch bereits gestartete Aktivitäten nicht mehr entfernen oder die Schicht neu zuweisen, solange ihr aktiv arbeitet.

Ihr habt die Schicht abgeschlossen:
Alle eure Arbeitsdaten sind abgeschlossen und gesichert. Falls der Disponent nach eurem Abschluss noch eine neue Aktivität hinzugefügt hat, erscheint diese als übersprungen — ihr müsst nichts mehr tun.

Was ist der „Sync-Status"?

In der App seht ihr, ob eine Schicht bereits erfolgreich synchronisiert wurde. Solange eine Schicht noch nicht das erste Mal synchronisiert wurde — zum Beispiel weil sie offline erstellt wurde — gelten strengere Schutzregeln: der Server überschreibt in diesem Fall keine lokalen Daten, bis die erste erfolgreiche Synchronisation stattgefunden hat.

Was ihr tun könnt: Stellt sicher, dass ihr zumindest kurz vor Schichtbeginn eine Verbindung habt, damit die Schicht initial synchronisiert wird. Das vermeidet mögliche Konflikte.

Kann eine eingereichte Schicht noch geändert werden?

Nein — sobald ihr eine Schicht eingereicht habt, sind keine weiteren Änderungen mehr möglich. Eine Ausnahme: Kommentare können jederzeit geschrieben werden, auch nach der Einreichung.

Wenn eine Schicht wieder zur Bearbeitung freigegeben werden muss, kann das nur der Disponent oder ein Admin tun. Ihr erhaltet in diesem Fall eine Benachrichtigung.

Was passiert, wenn ich eine Schicht nicht selbst einreichen kann?

Falls ihr krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen nicht verfügbar seid und eine Schicht noch nicht eingereicht wurde, kann ein Admin mit entsprechender Berechtigung die Schicht in eurem Namen für die Lohnabrechnung vorbereiten und einreichen.

Für Disponenten

Was kann ich an einer Schicht ändern — und wann?

Das hängt davon ab, in welchem Stadium sich die Schicht befindet:

Warum kann ich eine laufende Schicht nicht neu zuweisen oder löschen?

Sobald ein Mitarbeiter mit einer Aktivität begonnen hat, sind seine erfassten Arbeitsdaten rechtlich und betrieblich relevant — sie dürfen nicht einfach verworfen werden. Das System schützt diese Daten automatisch. Wenn eine Schicht dringend neu zugewiesen werden muss, während sie aktiv ist, erstellt eine Kopie der Schicht und weist sie dem entsprechenden Mitarbeiter zu.

Was passiert, wenn ich eine Aktivität entferne, die der Mitarbeiter bereits begonnen hat?

Das ist nicht möglich — das System blockiert diese Aktion. Aktivitäten, die bereits gestartet wurden, können nur noch als abgeschlossen oder übersprungen markiert werden, nie gelöscht.

Was passiert, wenn ich eine Schicht neu zuweise und der Mitarbeiter offline ist?

Solange der Mitarbeiter noch keine Aktivität gestartet hat, wird die Schicht beim nächsten Sync von seinem Gerät entfernt und dem neuen Mitarbeiter zugewiesen. Hat er jedoch bereits begonnen, ist eine Neuzuweisung nicht mehr möglich — seht oben.

Kann ich Zeiten im Auftrag eines Mitarbeiters erfassen?

Nein — das ist ausschließlich Admins mit einer speziellen Lohnbuchhaltungsberechtigung vorbehalten und nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich (z. B. Krankheit, Ausscheiden aus dem Unternehmen). Reguläre Disponenten haben keinen Zugriff auf diese Funktion.

Die wichtigsten Grundsätze auf einen Blick

🔒 Erfasste Arbeitsdaten sind unveränderlich. Was ein Mitarbeiter auf seinem Gerät erfasst hat, wird gesichert — unabhängig von Verbindungsstatus oder späteren Änderungen.

📵 Offline ist genauso gültig wie online. Der Zeitpunkt der Verbindung ändert nichts an der Gültigkeit eurer Aktionen.

🚦 Wer gerade arbeitet, hat das Sagen. Sobald eine Schicht aktiv ist, kann der Disponent nur noch ergänzen — nicht mehr entziehen.

💬 Kommentare sind immer offen. Egal in welchem Stadium sich eine Schicht befindet — Kommentare können immer geschrieben und gelesen werden.

Bei Fragen oder unklaren Situationen wendet euch an euren WILSON-Support.