Das Prüfen und Akzeptieren von Schichten ist der zweite Schritt im Prozess von der Arbeitszeiterfassung bis zum Versand der Lohndaten. Dieser kann erst passieren, nachdem die Ist-Zeiten durch die Mitarbeiter erfasst und Schichten eingereicht wurden.
Im Anschluss an diesen Schritt werden die Berechnungen aller relevanten Zulagen angestoßen. Mehr dazu findest du im Artikel Vorbereitung zur Gehaltsabrechnung.
Prüfen und Akzeptieren
Damit die Datenqualität gesichert werden kann, musst du die Schichten prüfen und akzeptieren, bevor sie als Lohndaten übergeben werden können. Wie das geht, zeigen wir dir jetzt.
Auf der Seite Arbeitszeitmanagement werden alle Schichten angezeigt, die zum aktuellen Zeitpunkt begonnen wurden. Rechts kannst du in der Filterleiste den Zeitraum einstellen, für den du die Schichten angezeigt bekommen möchtest.
In der Übersicht findest du folgende Informationen
Schichtname
Bearbeitungsstatus
geplante Start- und Endzeit der Schicht (schwarz)
Ist-Zeiten (blau)
Datum
Name des Mitarbeiters
Übernehmenseinheit
Abweichungen
Gibt es Verstöße gegen die Pausenregeln, werden diese bei den Abweichungen als Kommentare angezeigt.
Du kannst nun die Schichten akzeptieren oder noch einmal in die Detailprüfung gehen.
Schichten akzeptieren
Nach Prüfung der Schichten, können die Schichten akzeptiert werden. Du kannst nur Schichten akzeptieren, die bereits im Status Prüfung ausstehend sind. Hierbei kannst du am besten den Filter Bearbeitungsstatus auf "Prüfung ausstehend" setzen. Über die Checkbox oben links kannst du alle Schichten auswählen, die sichtbar sind und diese dann auf einmal akzeptieren. Natürlich kannst du die Schichten auch einzeln auswählen. Klicke anschließend auf das grüne Akzeptieren-Feld.
Detailprüfung und Bearbeiten der erfassten Zeiten
Kann eine Schicht nicht direkt akzeptiert werden, hast du zwei Möglichkeiten.
Bei einer fehlerhafter Erfassung können die Schichten über die Checkbox zur erneuten Bearbeitung an den Mitarbeiter zurückgeschickt werden.
Du kannst eine Detailprüfung vornehmen und die Daten ggf. berichtigen.
Um die Schicht detailliert zu Prüfen, klicke auf den Schichtnamen. Dann öffnet sich die Schichtdetailseite.
Wenn du nun eine erfasste Aktivität bearbeiten möchtest, kannst du dies über das Aktionsmenü rechts machen. Klicke hierfür auf das Stiftsymbol. Du kannst Zeiten, Orte und den Aktivitätstypen bearbeiten.
Wenn die Erfassung korrigiert wurde, kannst du nun direkt über die Detailseite die Schicht erfasst werden. Sollte die Schicht dennoch zurück an den Mitarbeiter gehen, ist dies natürlich auch möglich.
Planzeiten setzen für Schichten mit fehlender Erfassung
Um sicherzustellen, dass die Rechnungsstellung reibungslos erfolgen kann, bieten wir dir die Möglichkeit, Schichten mit fehlender Zeiterfassung schnell und effizient mit den geplanten Zeiten zu erfassen
Vorgehen:
Auswahl der Schichten: Über die Checkbox auf der linken Seite kannst du einfach alle Schichten auswählen, bei denen die Zeiterfassung fehlt. Nutze hierbei den Filter für den Bearbeitungsstatus "fehlende Erfassung", um den Prozess zu beschleunigen.
Verwendung des "Planzeiten setzen"-Knopfes: Klicke auf den "Planzeiten setzen"-Knopf.
Automatische Anpassung: Nach der Bestätigung werden automatisch alle Istzeiten der ausgewählten Schichten mit den entsprechenden Planzeiten synchronisiert.
Akzeptieren der Schichten: Du kannst dir die Anpassungen noch einmal anschauen und dann alle Schichten im Status "Prüfung ausstehend" akzeptieren
Besonderheiten:
Wenn du eine Schicht mit "fehlender Erfassung" auswählst, die bereits Ist-Zeiten enthält, werden die bisherigen Ist-Zeiten überschrieben. Beachte daher genau, welche Schichten du auswählst, um versehentliche Überschreibungen zu vermeiden.
Beachte, dass diese Funktion nicht für selbstdisponierte Schichten verfügbar ist. Selbstdisponierte Schichten sind von dieser Aktion ausgenommen.
Ebenso kannst du keine Schichten auswählen, deren Ende noch in der Zukunft liegt.
