Das Prüfen und Akzeptieren von Schichten ist der zweite Schritt im Prozess von der Arbeitszeiterfassung bis zum Versand der Lohndaten. Dieser kann erst passieren, nachdem die Ist-Zeiten durch die Mitarbeiter erfasst und Schichten eingereicht wurden.
Im Anschluss an diesen Schritt werden die Berechnungen aller relevanten Zulagen angestoßen. Mehr dazu findest du im Artikel Vorbereitung zur Gehaltsabrechnung.
Damit die Datenqualität gesichert werden kann, musst du die Schichten prüfen und akzeptieren, bevor sie als Lohndaten übergeben werden können. Wie das geht, zeigen wir dir jetzt.
Auf der Seite Arbeitszeitmanagement werden alle Schichten angezeigt, die zum aktuellen Zeitpunkt begonnen wurden. Rechts kannst du in der Filterleiste den Zeitraum einstellen, für den du die Schichten angezeigt bekommen möchtest.
In der Übersicht findest du folgende Informationen
Gibt es Verstöße gegen die Pausenregeln, werden diese bei den Abweichungen als Kommentare angezeigt.
Du kannst nun die Schichten akzeptieren oder noch einmal in die Detailprüfung gehen.
Nach Prüfung der Schichten, können die Schichten akzeptiert werden. Du kannst nur Schichten akzeptieren, die bereits im Status Prüfung ausstehend sind. Hierbei kannst du am besten den Filter Bearbeitungsstatus auf "Prüfung ausstehend" setzen. Über die Checkbox oben links kannst du alle Schichten auswählen, die sichtbar sind und diese dann auf einmal akzeptieren. Natürlich kannst du die Schichten auch einzeln auswählen. Klicke anschließend auf das grüne Akzeptieren-Feld.
Kann eine Schicht nicht direkt akzeptiert werden, hast du zwei Möglichkeiten.
Um die Schicht detailliert zu Prüfen, klicke auf den Schichtnamen. Dann öffnet sich die Schichtdetailseite.
Wenn du nun eine erfasste Aktivität bearbeiten möchtest, kannst du dies über das Aktionsmenü rechts machen. Klicke hierfür auf das Stiftsymbol. Du kannst Zeiten, Orte und den Aktivitätstypen bearbeiten.
Wenn die Erfassung korrigiert wurde, kannst du nun direkt über die Detailseite die Schicht erfasst werden. Sollte die Schicht dennoch zurück an den Mitarbeiter gehen, ist dies natürlich auch möglich.
Um sicherzustellen, dass die Rechnungsstellung reibungslos erfolgen kann, bieten wir dir die Möglichkeit, Schichten mit fehlender Zeiterfassung schnell und effizient mit den geplanten Zeiten zu erfassen
Vorgehen:
Besonderheiten: