WILSON Payroll

Dieser Artikel bietet einen Überblick zu WILSON Payroll, unsere All-in-one-Lösung, die Workforce Management, Zeiterfassung und Lohnabrechnung an einem Ort vereint.

WILSON ist in der Lage, auf Basis von erfassten Arbeitszeiten, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten automatisiert aufzubereiten, sodass sie einfach an gängige HR-/Abrechnungssysteme wie DATEV, SAP HR oder Sage übergeben werden können.

Damit können heute bereits eine Vielzahl von pauschalen oder zeitbasierten Zuschlägen konfiguriert und automatisiert berechnet werden. Deine Personalabrechnung spart sich dadurch einen großen manuellen Aufwand bei der Erfassung und Berechnung von Zuschlägen.

Voraussetzung

Voraussetzung ist, dass dein Unternehmen das Zusatzmodul "Payroll" gebucht hat. 

Die Vorteile

Effiziente Verknüpfung Deiner Personaldaten mit der Lohnabrechnung: Spare wertvolle Zeit durch die nahtlose Integration Deiner Mitarbeiterdaten in die Lohnbuchhaltung. Dieser Prozess vereinfacht Deine Verwaltung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von der Dateneingabe bis zur Lohnauszahlung.

Automatisierte Datenprüfung für höhere Genauigkeit: Unsere automatisierte Berechnung von Zuschlägen und Ist-Zeiten auf Basis des Arbeitszetmodells minimiert das Risiko von Eingabefehlern und gewährleistet die Einhaltung von Datenrichtlinien. Durch die automatische Überprüfung der Korrektheit und Vollständigkeit der Daten verbesserst Du die Zuverlässigkeit Deiner Lohnabrechnung und schützt Dich vor potenziellen Fehlern.

Automatisierte Erstellung und Übermittlung von Lohnunterlagen: Die automatische Erstellung von Lohnabrechnungsdokumenten und die direkte Übermittlung relevanter Daten an deine Mitarbeitenden vereinfachen Deinen administrativen Aufwand erheblich. Diese Effizienzsteigerung führt zu einer Entlastung Deines Teams und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen fristgerecht und korrekt ankommen.

Einrichtung im Überblick

Zur Einrichtung von WILSON Payroll bedarf es folgender Schritte und Konfigurationen:

1. Anlegen und Zuordnung von Arbeitszeitmodellen je abzurechnendem Mitarbeitenden
2. Anlegen von Lohnabrechnungseinstellungen
3. Definition zu berücksichtigender Abrechnungsregeln je Lohnabrechnungseinstellung
4. Definition bezahlter, zuschlagsrelevanter und schutzrechtlicher Aktivitäten je Lohnabrechnungseinstellung
5. Zuordnung von Mitarbeitern je Lohnabrechnungseinstellungen

Die jeweiligen Schritte sind nachfolgend im Detail beschrieben.

Schritt 1: Anlegen und Zuordnung von Arbeitszeitmodellen

Im Bereich Einstellungen > Arbeitszeitmodelle kannst du Arbeitszeitmodelle bzw. die Soll-Stunden der Mitarbeitenden verwalten. Zur Nutzung von WILSON Payroll muss mindestens ein Arbeitszeitmodell angelegt sein.

Klick dazu auf "Hinzufügen" und fülle die Pflichtfelder aus. Vergebe einen verständlichen Namen und wähle die Stunden, welche an den jeweiligen Wochentagen gelten, aus. 

Aktuell lässt sich nur ein auf festen wöchentlichen Soll-Arbeitszeiten basierendes Arbeitszeitmodell hinterlegen.

Dein Unternehmen arbeitet mit festen Monatssollstunden? Für die Hinterlegung eines monatlichen Arbeitszeitmodells, sprich bitte unser Transformation Team an!

Nachdem du ein Arbeitszeitmodell angelegt hast, kannst du die Mitarbeitenden auswählen, für welche das Modell gelten soll.

Navigiere dazu auf die Detailseite des Arbeitszeitmodells. Auf der rechten Seite findest du die Liste der Mitarbeitenden die bereits zugeordnet sind.

Klick auf den Button "Hinzufügen". Dort kannst du Mitarbeitenden aus der Liste wählen. Nachdem du alle relevanten User ausgewählt hast, kannst du noch definieren ab wann das Arbeitszeitmodell dem Mitarbeitenden zugeordnet sein soll. Klick anschließend auf "Änderungen übernehmen".

Wiederhole diesen Vorgang je nach Anzahl der Arbeitszeitmodelle, die in deinem Unternehmen existieren.

Schritt 2: Anlegen von Lohnabrechnungseinstellungen

Ein Unternehmen kann eine oder mehrere Lohnabrechnungseinstellungen erstellen. Dort sind die anzuwendenden Abrechnungsregeln mit den zur Berechnung notwendigen Parametern einstellbar.

Zusätzlich können Metadaten gepflegt werden, welche für die spätere Übergabe in die Abrechnungssysteme herangezogen werden. Zum Beispiel ist es möglich, die Berater- und Mandantennummer für DATEV zu hinterlegen.

Zur Zeit ist diese Einstellung nur durch einen WILSON Mitarbeiter möglich. Unser Transformation Team ist dir dabei gerne behilflich.

Schritt 3: Definition zu berücksichtigender Abrechnungsregeln je Lohnabrechnungseinstellung

Je Lohnabrechnungseinstellung kann definiert werden, welche der in WILSON verfügbaren Regeln für die Vorbereitung zur Lohnabrechnung angewendet werden sollen.

Damit hast du volle Kontrolle verschiedene Regelsets je Lohnabrechnungseinstellung zu hinterlegen, welche wiederum verschiedenen Mitarbeitergruppen im Unternehmen zugewiesen werden können.

Zur Zeit ist diese Einstellung nur durch einen WILSON Mitarbeiter möglich. Unser Transformation Team ist dir dabei gerne behilflich.

Schritt 4: Definition bezahlter, zuschlagsrelevanter und schutzrechtlicher Aktivitäten je Lohnabrechnungseinstellung

In WILSON unterscheiden wir zwischen drei wichtigen Zeitkategorien, die für die Lohnabrechnung und Arbeitszeitregelung relevant sind: bezahlte Zeit, zuschlagsrelevante Zeit und schutzrechtliche Zeit. 

Jede Aktivität innerhalb unseres Systems kann entsprechend dieser Kategorien konfiguriert werden, um eine korrekte und individualisierte Abrechnung sowie die Einhaltung von Arbeitszeitregeln zu gewährleisten.

Je Aktivitätskategorie müssen die Attribute bezahlt, zuschlagsrelevant und schutzrechtlich festgelegt werden. Unser Transformation Team ist dir dabei gerne behilflich.

Zur Zeit ist diese Einstellung nur durch einen WILSON Mitarbeiter möglich. Unser Transformation Team ist dir dabei gerne behilflich.

Schritt 5: Zuordnung von Mitarbeitern je Lohnabrechnungseinstellungen

Einem Mitarbeiter kann jeweils eine Abrechnungseinstellung zugewiesen werden, die dann für ihn gilt.

Gehe dazu auf die jeweilige Abbrechnungseinstellung unter Einstellungen > Abrechnungseinstellungen.

Welche Daten bereitet WILSON für eine Übergabe zu anderen Lohnabrechnungsprogrammen auf?

WILSON grenzt sich von anderen Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV oder Sage ab, indem es sich auf die präzise Erfassung von Arbeitszeiten und die darauf basierende Berechnung von Zuschlägen konzentriert. Im Mittelpunkt steht dabei ausschließlich die Erfassung der Zeitanteile; WILSON verwaltet keine Lohn- und Gehaltsinformationen der Mitarbeiter. 

Stattdessen werden Stunden und Zuschläge mit den entsprechenden Lohnarten von Wilson aufbereitet, was eine nahtlose Übergabe dieser Daten an nachgelagerte Programme ermöglicht. WILSONs Stärke liegt in seinem integrierten Ansatz und der komplexen Zuschlagsberechnung, die auf der detaillierten Erfassung der Arbeitszeiten auf Aktivitätsebene basiert.

Wann wird die Berechnung in WILSON angestoßen?

Schichten: Für absolvierte Schichten wird die abrechnungsrelevante Ermittlung von Arbeitszeiten und Zuschlägen nach der Prüfung und Bestätigung (z.B. durch einen Manager oder Vorgesetzten) im Modul Arbeitszeitmanagement im WILSON Portal angestoßen. Erst danach sind die Zeiten und Zuschläge für den jeweiligen Mitarbeitenden sowohl im Portal im Bereich Lohndaten als auch in der mobile App einsehbar.

Abwesenheiten: Bei eingereichte Krankmeldungen wird die abrechnungsrelevante Abwesenheit direkt erfasst. Bei bestätigungsbedürftigen Abwesenheiten wie Urlauben, wird der Eintrag nach Bestätigung erzeugt.

Welche Abrechnungsregeln gibt es bereits in WILSON?

In unserem Lohnabrechnungsmodul werden die Berechnung von Zuschlägen durch verschiedene Ereignisse ausgelöst. Alle diese Ereignisse sind nachfolgend beschrieben. Es kann zwischen folgenden Arten von Lohn- und Zuschlagsberechnung unterschieden werden:

• Berechnung von Schichtzeiten und Zuschlägen
• Berechnung von Abwesenheiten
• Berechnung von Überstunden und verbundenen Zuschlägen
• Verpflegungsmehraufwendungen erfassen
• Sonstige Gehaltsbestandteile und Zuschläge

Jede Art beinhaltet wiederum ein bestimmtes Set an Regeln, welche in den nachfolgenden Abschnitten im Detail beschrieben sind.

Berechnung von Schichtzeiten und -zuschlägen

Für jede gearbeitete Schicht können spezifische Zuschläge anfallen. Unsere Abrechnungslogik ermittelt automatisch die entsprechenden Zuschläge basierend auf den voreingestellten Bedingungen. 

Folgende Werte können ermittelt werden: 

• Ist-Arbeitszeit
• Nachtzuschlag
• Samtagszuschlag
• Sonntagszuschlag
• Feiertagszuschlag
• Zuschlag für zurückgelegte Entfernung während ihrer Schicht
• Zuschlag für Anfahrtszeiten
• Zuschlag bei Schichtstart in der Nacht
• Zuschlag bei Schichtende in der Nacht
• Zuschlag an besonderen Tagen (z.B. Heiligabend)
• Zuschlag für Schichten mit Tätigkeitsunterbrechnungen
• Zuschlag nach ETV-1
• Zuschlag für kurzfristige Schichtübernahme
• Zuschlag für Rufbereitschaft
• Zuschlag für Mitnahme von Auszubildenden

Die Berechnung der Werte ist nachfolgend im Detail beschrieben.

Ist-Arbeitszeit

Die Ist-Arbeitszeit ermittelt sich folgendermaßen:

Ist-Arbeitszeit = max(Summe der als bezahlt deklarierten Aktivitäten − prozentual angepasste Wegezeiten, Mindestarbeitszeit)

Summe als bezahlt deklarierter Aktivitäten: Ermittlung, wie lange die Schicht gedauert hat. Nicht bezahlte Aktivitäten wie Pausen werden von der Gesamtdauer der Schicht abgezogen.

Prozentuale Anpassung für Wegezeiten: Wegezeiten können je nach Dauer unterschiedlich behandelt werden. Dies kann flexibel definiert werden. Damit kann z.B. folgendes Szenario realisiert werden: 

• Ist die Wegezeit kürzer als 240 Minuten, werden nur 50% der Wegezeit von der Arbeitszeit abgezogen.
• Überschreitet die Wegezeit 240 Minuten, wird sie komplett als Arbeitszeit angerechnet und nichts wird abgezogen.

Mindestarbeitszeit: Wenn die berechnete Arbeitszeit kürzer als die festgelegte Mindestarbeitszeit ist, wird automatisch die Mindestarbeitszeit als Ist-Arbeitszeit angerechnet.

Nachtzuschlag

Der Nachtzuschlag ermittelt sich folgendermaßen:

Nachtzuschlag = Summe der zuschlagsrelevanten Aktivitäten innerhalb des Nachtzuschlagszeitraumes (abhängig von der Genauigkeit der Zuschlagsberechnung)

Nachtzuschlagszeitraum: Du legst den Start- und Endzeitpunkt des Zeitraums fest, für den der Nachtzuschlag gilt. Beispiel: von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr.

Genauigkeit der Zuschlagsberechnung: Du bestimmst, nach wie vielen Minuten einer vollen Stunde diese Stunde als Nachtarbeit und somit für den Nachtzuschlag zählt. Beispiel: Jede angefangene Stunde zählt ab der ersten Minute.

Beispiel: Angenommen, die Schicht besteht aus zuschlagsrelevanten Aktivitäten und dauert von 21:00 Uhr bis 07:00 Uhr. Der festgelegte Nachtzuschlagszeitraum ist von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr, und jede angefangene Stunde zählt ab der ersten Minute:

• Von 21:00 bis 22:00 Uhr arbeitet der Mitarbeitende außerhalb des Nachtzuschlagszeitraums.
• Von 22:00 bis 06:00 Uhr, also 8 Stunden, fällt die Arbeit in den Nachtzuschlagszeitraum.
• Da jede angefangene Stunde ab der ersten Minute zählt, werden alle 8 Stunden für den Nachtzuschlag berücksichtigt.

Samstagszuschlag

Der Samstagszuschlag ermittelt sich folgendermaßen:

Samstagszuschlag = Summe der zuschlagsrelevanten Aktivitäten innerhalb des Zuschlagszeitraumes (abhängig von der Genauigkeit der Zuschlagsberechnung)

Zuschlagszeitraum: Du legst den Start- und Endzeitpunkt des Zeitraums fest, für den der Samstagszuschlag gilt. Beispiel: von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr. Der Zeitraum ist nur an Samstagen relevant.

Genauigkeit der Zuschlagsberechnung: Du bestimmst, nach wie vielen Minuten einer vollen Stunde diese Stunde als Samstagsarbeit gilt und somit zuschlagsrelevant ist. Beispiel: Jede angefangene Stunde zählt ab der ersten Minute.

Sonntagszuschlag

Der Sonntagszuschlag ermittelt sich folgendermaßen:

Sonntagszuschlag = Summe der zuschlagsrelevanten Aktivitäten innerhalb des Zuschlagszeitraumes (abhängig von der Genauigkeit der Zuschlagsberechnung)

Zuschlagszeitraum: Du legst den Start- und Endzeitpunkt des Zeitraums fest, für den der Sonntagszuschlag gilt. Du kannst zudem zusätzlich definieren, dass die Zuschläge auch in den nächsten oder vorigen Tag übergehen. Beispiel: Sonntagszuschlag von 00:00 bis 04:00 (+1) am folgenden Montag.

Genauigkeit der Zuschlagsberechnung: Du bestimmst, nach wie vielen Minuten einer vollen Stunde diese Stunde als Sonntagsarbeit gilt und somit zuschlagsrelevant ist. Beispiel: Jede angefangene Stunde zählt ab der ersten Minute.

Feiertagszuschlag

Der Feiertagszuschlag ermittelt sich folgendermaßen:

Feiertagszuschlag = Summe der zuschlagsrelevanten Aktivitäten innerhalb des Zuschlagszeitraumes (abhängig von der Genauigkeit der Zuschlagsberechnung)

Zuschlagszeitraum: Du legst den Start- und Endzeitpunkt des Zeitraums fest, für den der Feiertagszuschlag gilt. Du kannst zudem zusätzlich definieren, dass die Zuschläge auch in den nächsten oder vorigen Tag übergehen. Beispiel: Feiertagszuschlag von 00:00 bis 04:00 (+1) am folgenden Tag. Die Feiertage ergeben sich aus den für deine Unternehmenseinheit definierten Feiertagsregelungen.

Genauigkeit der Zuschlagsberechnung: Du bestimmst, nach wie vielen Minuten einer vollen Stunde diese Stunde als Feiertagsarbeit gilt und somit zuschlagsrelevant ist. Beispiel: Jede angefangene Stunde zählt ab der ersten Minute.

Zuschlag für zurückgelegte Entfernung während ihrer Schicht

Mitarbeitende erhalten einen Reisebonus, sobald die zurückgelegte Entfernung während ihrer Schicht einen bestimmten Wert überschreitet. Unternehmen können festlegen, ab welcher Reisedistanz welcher Bonus gewährt wird.

Zuschlag für Reisekilometer = Pauschaler Zuschlag, abhängig von der zurückgelegten Entfernung innerhalb einer Schicht.

Für die Berechnung der zurückgelegten Entfernung wird die Luftlinienentfernung zwischen Start- und Endpunkt der Schichtaktivitäten herangezogen und mit einem Faktor von 1,5 multipliziert.

Beispiele:

Einstellung: ab 2 Kilometern: 1,00 € Bonus pro überschrittener Einheit; ab 5 Kilometern: 2,00 € Bonus pro überschrittener Einheit

Beispiel 1: Eine Schicht beinhaltet 3 Aktivitäten mit jeweils 10 km Entfernung. Da die Gesamtdistanz mehr als 5 km beträgt, wird ein Bonus von 2,00 € gewährt.

Beispiel 2: Eine Schicht beinhaltet eine Aktivität mit 1 km Entfernung. Da dies unter der festgelegten Grenze von 2 km liegt, wird kein Bonus gewährt.

Berechnung von Abwesenheiten

Abwesenheiten wie Urlaubstage, Krankheitstage oder sonstige Freistellungen beeinflussen die Lohnabrechnung. Die Abrechnungslogik berücksichtigt diese Abwesenheiten und passt dies in der Lohnabrechnung entsprechend an.

WILSON unterscheidet folgende Kategorien bei der Aufbereitung von bezahlten Abwesenheitstagen für die Lohnabrechnung:

• Urlaubstage
• Krankheitstage

Die Berechnung ist nachfolgend im Detail beschrieben.

Urlaubstage

Ein Tag wird als bezahlter Urlaubstag angesehen, sofern gemäß dem zugrunde liegenden Arbeitszeitmodell reguläre Arbeitszeit für diesen Tag vorgesehen ist und dieser nicht auf einen gesetzlichen Feiertag fällt.

Krankheitstage

Ein Tag wird als bezahlter Krankheitstag angesehen, sofern gemäß dem zugrunde liegenden Arbeitszeitmodell reguläre Arbeitszeit für diesen Tag vorgesehen ist und dieser nicht auf einen gesetzlichen Feiertag fällt.

Berechnung von Überstunden und verbundenen Zuschlägen

Überstunden werden erfasst und entsprechend den hinterlegten Regelungen und Zuschlägen berechnet. Die Abrechnungslogik sorgt dafür, dass alle geleisteten Überstunden korrekt in die Lohnabrechnung einfließen und die Zuschläge gemäß den Unternehmensrichtlinien angewendet werden.

Unser Transformation Team stellt dir gerne hierzu ausführlichere Informationen bereit.

Sonstige Gehaltsbestandteile und Zuschläge

Zusätzlich zu den oben genannten Berechnungen gibt es weitere spezialisierte Regelungen oder Pauschalen, die für besondere Fälle oder spezifische Berechnungen innerhalb der Lohnabrechnung genutzt werden können. Diese können individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens und die spezifischen Anforderungen der Lohnabrechnung angepasst werden.

Unser Transformation Team stellt dir gerne hierzu ausführlichere Informationen bereit.

Dein Unternehmen hat Abrechnungsregeln, welche aktuell noch nicht von WILSON unterstützt werden?

Wir arbeiten zur Zeit daran, eine manuelle Eingabe zu ermöglichen, um selbsständig und individuell Werte für der finalen Übergabe an die Lohnabrechnung in WILSON zu erfassen.

Unser Sales und Transformation Team steht dir hier gerne bei weiteren Fragen zur Verfügung.

Du vermisst eine Abrechnungseinstellung? 

Lass es uns wissen!

contact@menlo79.com