Schichtberichte (Leistungsnachweise)

Der Schichtbericht in WILSON unterstützt euch dabei, erbrachte Leistungen gegenüber euren Kunden transparent nachzuweisen und frühzeitig abzustimmen. Über Schichtberichte können Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter:innen zusammengefasst, unterschrieben und anschließend direkt in der Rechnungsstellung weiterverwendet werden. Das zentrale abspeichern und die Transparenz innerhalb des Prozesses in WILSON ist hierbei essenziell, damit du nichtmehr am Ende des Monats die Berichte einzeln zusammensuchen musst.

Ziel und Nutzen

Der Schichtbericht dient als Nachweis über durchgeführte Schichten und bildet die Grundlage für die spätere Rechnungsstellung. Er ermöglicht es euch,

• Leistungen gegenüber Kunden nachzuweisen, bevor eine Rechnung erstellt wird,
• Unterschriften für Arbeitsnachweise direkt einzuholen (z. B. vor Ort oder digital),
• Schichtnachweise effizient zu verwalten und an die entsprechenden Schichten anzuhängen,
• und schnell Rechnungen mit vollständigen Nachweisen zu erstellen, ohne zusätzliche manuelle Dateiverwaltung.

Das Feature eignet sich insbesondere für Dienstleistungsunternehmen, die regelmäßig mit mehreren Auftraggebern zusammenarbeiten und ihren Kunden Arbeitsnachweise in strukturierter Form bereitstellen müssen.

Erstellung eines Schichtberichts

Schichtbericht aus Projekt- oder Schichtübersicht erzeugen

Ein Schichtbericht kann aus verschiedenen Bereichen des Systems erstellt werden:

• direkt aus einem Projekt,
• aus der Schichtliste,
• oder aus der Abrechnungsvorbereitung.

Vorgehen:

• Wählt die gewünschten Schichten aus, die im Bericht enthalten sein sollen.
• Öffnet das Aktionsmenü und klickt auf Schichtbericht exportieren.
• Wählt den entsprechenden Kunden aus. Falls Schichten mehreren Kunden zugeordnet sind, könnt ihr gezielt nur die Schichten eines Kunden exportieren.
• Bestätigt den Export.

WILSON erstellt nun automatisch den Schichtbericht als PDF-Datei.

Der erzeugte Bericht enthält alle relevanten Informationen zu den gewählten Schichten (z. B. Projekt, Mitarbeiter, Zeiträume, Tätigkeiten) und kann direkt an den Kunden gesendet oder ausgedruckt und unterschrieben werden.

Schichtberichte anhängen

Sobald der unterschriebene Bericht vom Kunden vorliegt, kann er wieder im System hinterlegt werden.

So hängt ihr einen Schichtbericht an:

• Wählt die entsprechenden Schichten aus.
• Öffnet das Aktionsmenü und klickt auf Schichtbericht anhängen.
• Ladet den unterschriebenen Bericht (PDF oder Foto) hoch.
• Bestätigt die Aktion.

Der Bericht wird den ausgewählten Schichten automatisch zugeordnet und erscheint unter den Anhängen in der jeweiligen Schicht.

Übersicht und Nachverfolgung in der Abrechnungsvorbereitung

In der Abrechnungsvorbereitung und den jeweiligen Schichtlisten steht euch ein neues Feld zur Verfügung: Schichtberichte.
Hier seht ihr auf einen Blick,

• für welche Schichten bereits Schichtberichte hinterlegt sind,
• und bei welchen Schichten noch Nachweise fehlen inkl. Filter

Dies erleichtert die Lohnprüfung und stellt sicher, dass vor der Rechnungsstellung alle erforderlichen Nachweise vollständig vorliegen.

Ein Klick auf eine Schicht zeigt euch im Bearbeitungsbereich alle Anhänge, inklusive der hochgeladenen Schichtberichte. Dort können Berichte bei Bedarf auch heruntergeladen oder gelöscht werden.

Verwendung in der Rechnungsstellung

In der Leistungsabrechnung und der Abrechnungsübersicht werden Schichtberichte automatisch berücksichtigt.
Wenn Schichten mit angehängten Schichtberichten in eine Rechnung übernommen werden,

• erkennt WILSON automatisch die zugehörigen Nachweise,
• zeigt sie im Rechnungs-Dialog an,
• und ermöglicht das Erstellen eines Rechnungs-PDFs mit Anhängen.

Ihr müsst die Dateien also nicht mehr manuell hinzufügen – WILSON verknüpft die Schichtberichte automatisch mit der jeweiligen Rechnung. Dadurch wird der gesamte Prozess von der Dokumentation über die Freigabe bis hin zur Rechnungsstellung deutlich effizienter.

Nutzung in der mobilen App

Auch in der WILSON App steht die Schichtberichtsfunktion zur Verfügung.

Beim Einreichen einer Schicht könnt ihr:

• einen Schichtbericht generieren lassen.
• den Schichtbericht als Datei hochladen (z. B. PDF aus einem mobilen Ordner),
• oder ein Foto des unterschriebenen Berichts direkt aufnehmen.

Der Bericht wird an die Schicht angehängt und steht im Portal ebenso zur Verfügung wie alle anderen Nachweise. Damit könnt ihr den gesamten Nachweisprozess auch mobil vollständig abbilden – von der Zeiterfassung bis zur Freigabe.

Zusammenfassung

Der Schichtbericht verknüpft Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz im gesamten Prozess der Leistungserfassung und -abrechnung.
Durch die automatische Verbindung zwischen Schicht, Nachweis und Rechnung entfällt das manuelle Suchen und Anhängen von Dateien – alle relevanten Dokumente sind jederzeit direkt an der richtigen Stelle verfügbar.